Jak si udělat pořádek v účtenkách a dokladech

Dnes a denně jsme zavaleni účty z obchodů, doklady z bank, pošty, úřadů, zkrátka hrnou se na nás papíry, které je potřeba nějak uchovat. Řada z nás má doma šuplík, kde tyhle věci jednoduše strčí a snaží se jej hodně rychle přirazit, aby se obsah na ně nevyvalil. Ti pořádkumilovní mají jednotlivé doklady alespoň trošku rozškatulkovány, ostatní to jen vloží a rychle zavřou. V takovém stavu je však hodně stresující něco hledat. Teda hlavně pro mě. Představte si, že máte najít nějakou účtenku, abyste mohli reklamovat třeba televizi… Šílené… prokopat x let staré účtenky od věcí, které už ani nemáte… Pojďme to jednoduše změnit.

Na začátku jen malé upozornění. Neberte prosím návod jako dogma. Určitě existuje více cest a já budu rád, když mi v komentářích ukážete svou cestu.

Začnu trošku oklikou. Na začátku byl IM sraz, který organizoval Jakub Čižmář, a na kterém se scházeli, scházejí lidé, kteří se „motají“ kolem marketingu. Podstata  je jednoduchá, na začátku je přednáška nějakého zajímavého hosta a následuje diskuze. Na jednom srazu byl hostem Daniel Gamrot, který se zabývá osobní produktivitou a time managementem. Tenkrát tam představoval hodně zajímavý nástroj se kterým pracuji dodnes a který si určitě (buď ten nebo jemu podobný) oblíbíte také – Evernote.

Jedná se o nástroj, který umožňuje organizovat své pracovní poznámky, dokumenty, úkoly, výstřižky, recepty, zkráka cokoli, na co si vzpomenete. Obrovskou výhodou je pak dostupnost odkudkoli (tablet, mobil, počítač) a navíc sdílení skýmkoli na koho ukážete. Nástroj je to mocný. Není však jediný, podobný je Onenote nebo nový Notion. Ať už vyberete jakýkoli, podstata následujícího se dá aplikovat na všechny.

Evernote

Aplikace je dostupná snad pro všechny současné systémy – nainstalujete jej na stolní počítač s Windows, Apple, s drobnými obtížemi i na Linux, nainstalujete jej na jablečný mobil i android, na tablet. To je důležité, protože pak máte k dokumentům přístup třeba na úřadě, když potřebujete rychle předložit nějaký doklad. Pokud jej sebou nemáte, máte smolíka a musíte přijít znova. Kolikrát se mi to již osvědčilo, když jsem potřeboval doložit např. rodný list dítěte. Stačí úředníka požádat o jeho mail a vmžiku má v poště požadované.

Nebudu nijak obšírně popisovat rozhraní, jakmile nainstalujete, sami se velmi rychle rozkoukáte. Evernote má propracovaný systém třídění. Každou poznámku je nutné přiřadit do nějakého zápisníku a je možné ji oštítkovat. Každá poznámka může mít nekonečně mnoho štítků. Štítkování a řazení vřele doporučuji, protože jinak bude Evernote za chvíli vypadat jako váš šuplík. A to nechceme.

Zápisníky si vytvořte podle potřeby. Já mám třeba vytvořen zápisník s názvy  Auto, Domácnost, Děti, Doklady o koupi, Zdravotní záznamy, Banka, … Podle názvů je jasné, jaké poznámky do nich cpu.

Maximum dokladů se snažím likvidovat uložením právě do Evernote. Je několik možností jak dokument do Evernote dostat. Nejjednodušší varianta je elektronický dokument, který vám příjde poštou či jinak jej získáte. Stačí jen přidat do Evernote.

Skenování

Skenování je druhou možností. Na začátku vám postačí mobil s vhodnou aplikací. Evernote má v sobě zabudován hodně dobrý skener, bohužel má však jednu podstatnou vadu – neumí skenovat vícestránkové dokumenty. Každou stránku uloží zvlášť jako pdf do jedné poznámky. Někomu to nevadí, ale jsou situace, kdy potřebujete komplet pdf – zkuste poslat 20 pdf místo jednoho s 20 stránkami. 🙁

Pokud máte jablečný systém, určitě si nainstalujte aplikaci Scannable. Ta s Evernote přímo spolupracuje a ukládá do něj. Jednodušeji to nejde. U Androidu je to kapku složitejší. Existují aplikace, které s Evernote přímo spolupracují, ale jsou placené. Příkladem je CamScanner. Ve variantě zdarma je plno reklam, vkládání vodoznaku a podobně. Placenou variantu jsem nezkoušel, protože na mobilu skenuji málo, mám skener k počítači. Dobrou aplikací je Adobe Scan. Ta však přímo do Evernote neukládá. Je potřeba dokument naskenovat, uložit a následně vložit do Evernote. Krok navíc. Pokud tedy budete mobil používat více, vyzkoušejte CamScanner a dejte v komenářích vědět, jak pracuje.

Pokud používáte stolní počítač nebo notebook, vyplatí se investovat do skeneru. Většina skenerů funguje stejně jako Adobe Scan, tj. naskenujete a musíte do Evernote pdf přidat ručně. Jsou však i skenery, které ukládají přímo do Evernote. Evernotem podporovaný skener je ScanSnap od Fujitsu, který je však pro takové to „domácí žvýkání“ s cenovkou přes 16000 zbytečně drahý. Já si našel skener od Canonu – Canon ImageFormula P-208II – s cenou kolem 3600 Kč. Za tu cenu na něj nedám dopustit. Jediné, co mi na něm vadí, je nepřítomnost ovladačů pro linux. Pozitiva však převažují.

Účtenky a zase účtenky

Nejčastějším dokladem, se kterým budete pracovat, jsou účtenky, které potřebujete uchovat pro případ reklamace. Technicky vzato originál nepotřebujete, stačí kopie, ale dohadujte se s prodavačkou… Následující systém jsem nevymyslel já, ale mám jej od Daniela (nevím, zda to říkal na přednášce, nebo jsem to četl v článku). Systém má dvě části.

Nejprve účtenky naskenuji a uložím do zápisníku Doklady o koupi. K poznámce přidám několik štítků – číslo měsíce (07) a rok nákupu (2019), přidám název shopu, kde bylo koupeno (Alza), typ zboží (notebook), případně štítek se jménem, komu bylo koupeno (Radek). Tohle je dost důležité například u bot. Všimněte si, že všechny účty od bot jsou takřka stejné a dohledejte pak účet od těch, které patří třeba jednomu ze synů.

Druhým krokem je zařazení účtenky pro rychlé dohledání. Používám klasický šanon s eurosložkami. Každou složku mám označenou měsícem a rokem (01 – 02 / 2019) – nemám měsíčně tolik účtenek, proto jsem měsíce spojil. Účtenku zařadím do složky a hotovo.

V případě, že potřebuji nějakou účtenku vyhledat, jdu nejprve do Evernote, kde vyhledávám podle klíčových slov. Jakmile mám účenku nalezenou, hned vím podle štítků, kde hledat originál. Geniálně jednoduché a rychlé.

Ostatní doklady

Ostatní doklady je možné rozdělit na ty podstatné jako je např. rodný list, vysvědčení, atd., a ty nepodstatné jako např. SIPO. Po prvním otevření časované bomby v podobě šuplíku jsem dokumenty rozdělil na dvě hromady. Ty super staré a neplatné jsem rovnou vyhodil. Vše ostatní jsem poctivě naskenoval. Zabralo to sice fůru času, ale stálo to za to. Skener mi všechny pdf nasáčkoval do jednoho zápisníku do jednotlivých poznámek.

Jakmile budete mít nascenováno i vy, je potřeba jednotlivé poznámky správně zařadit do správných zápisníků a přidat štítky. Na začátku používání Evernote (ještě než jsem začal řešit doklady) jsem štítkoval o stošest a jak jsem později zjistil, bylo to zbytečné. U dokladů jdu na to s rozmyslem a podstatě používám stejný systém jako na účtenky – u smluv měsíc (07) a rok (2019) uzavření smlouvy, firma se kterou bylo podepsáno (Airbank), koho se týká (Radek). Případně další štítek dle úvahy.

Závěr

Obsah šuplíku se ztenčil na dva šanony s eurosložkami a pokud cokoli hledám, mířím nejprve do Evernote a následně pro případný originál. Pokud originál neexistuje, stačí vytisknout pdf a hotovo.

 

Autor: Radomír Panna
V tuto chvíli samostatný muž starající se o dva kluky a psa. Jinak také programátor vyvíjející web stránky pro město Ostravu a jeho obvody. Mezi mé projekty z poslední doby patří mimo jiné ostrava.cz, cistaova.cz, zdravaova.cz a mnohé další. Ve volných chvílích plavu, jezdím na kole, chodím na wellness, rád vařím